Asiakaslehden ulkoistaminen

elokuu 2011 | Teksti: Hanna Ojanpää

Asiakaslehden ulkoistaminen viestintätoimistojen tai lehtitalojen toteutettavaksi alkaa olla enemmän sääntö kuin poikkeus. Oikean yhteistyökumppanin valinta on prosessin yksi tärkeimmistä vaiheista ja pitkäaikainen kumppanuus monelle tavoitetila.

Ulkoistamisella haetaan usein taloudellisia ja toiminnallisia etuja. Aivan yhtä usein mukana tulee myös erityisosaamista, jota ulkopuolinen toimija tuo ostajayritykselle. Asiakaslehden tapauksessa paketin mukana tulevat ammattitaitoiset tekijät sekä laaja yhteistyöverkosto valokuvaajista painotaloyhteyksiin. Ulkoistamisen tullessa ajankohtaiseksi on syytä muistaa muutamia perusasioita, joista on matkan varrella apua.

Miksi ulkoistaa?

Vielä tässä vaiheessa on syytä pohtia omaa osaamista ja resursseja suhteessa ulkopuoliseen tekijään. Yksinkertaisimmillaan nykytilanteesta voi listata hyvät ja haastavammat puolet; voisiko asioita mahdollisesti tehdä toisin; entä olisiko vapautuville voimavaroille muuta käyttöä; kuinka paljon itse on halukas osallistumaan lehden tekoon jne. Samalla on hyvä kiteyttää ne tavoitteet, joihin ulkoistamisella pyritään. Näitä voi olla esimerkiksi lehden uusi ilme, uudentyyppinen lähestyminen itselle jo tutuksi tulleisiin teemoihin tai sisällön hyödyntäminen useammissa julkaisukanavissa.

Ulkoistamisprosessin alussa on hyvä selvittää kaikille osapuolille, miksi näin tehdään ja mitä sillä tavoitellaan. Prosessin käynnistyksen kolmen kärjen muodostavatkin tavoitteet, vaatimukset ja budjetti. Näissä on hyvä pysyä – ja välillä muistuttaakin itseään – läpi kaikkien vaiheiden. Sama linja kannattaa säilyttää yhteistyön käynnistyttyä.

Yhteistyökumppanin etsintä

Suomessa asiakaslehden tekijöiden markkinat ovat vielä helposti hallittavissa. Googlaamalla, kyselemällä, alan tapahtumiin osallistumalla sekä asiakaslehtiä selaamalla pääsee jo pitkälle todellisesta tarjonnasta. Perusseikat asiakaslehtifirmoista – vakavaraisuus, tekijät, pitkä­aikaiset kumppanuudet ja asiakastyytyväisyys – on hyvä selvittää jo varhaisessa vaiheessa. Referensseistä ja tehdyistä lehdistä saa hyvin viitteitä siihen, sopisiko yritys omiin tarpeisiin. Sähköisten kanavien hyödyntäminen, lehden tavoitteiden seuranta ja nykyaikaisten työvälineiden mahdollistama avoimuus ja läpinäkyvyys on syytä ottaa toimeksiannossa ja osaamisessa huomioon. Myös näihin on helppo tutustua olemassa olevien asiakkuuksien kautta.

Tarjouspyynnön laatiminen

Tarjouspyyntö on järkevää laatia kirjallisesti siten, että se on mahdollisimman selkeä ja yksiselitteinen. Asiakaslehden sisällön osuus muodostaa kustannuksista suuren osuuden. Tarjouspyynnössä onkin hyvä ilmetä, kuinka paljon materiaalia itse tuotetaan, missä määrin yhteistyökumppanin halutaan omaa aineistoa käsittelevän ja onko vanhastaan jotakin kirjoittajasuhteita, joita toivotaan jatkettavan. Suosituin vaihtoehto on pyytää tarjous sivumäärällä ja yksilöidä ne kriteerit, joita lehdeltä halutaan. Osaava kumppani voi sitten rakentaa mahdollisimman toimivan alustavan konseptin. Tällöin on syytä antaa myös noin budjetti sisällölle, koska juttumäärä saattaa vaikuttaa hintaan merkittävästi.

Myös tekniset seikat, painosmäärä, koko ja paperi on hyvä yksilöidä jo tarjouspyynnössä. Mikäli toiveena on hyödyntää sähköisiä jakelukanavia, kanavat, niissä julkaistava sisältö ja julkaisutiheys on syytä eritellä.

Tarjouspyynnön laatimiselle jätettävä aika tulee mitoittaa niin, että toteutus- ja suunnitteluaikaa jää riittävästi vielä ajanjaksolle, jolloin sopimus on jo allekirjoitettu. Järkevintä on varata mahdollisuus esitellä tarjous henkilökohtaisesti, näin myös lisäkysymykset voi esittää välittömästi. Siten turvataan myös se, että tar­joaja täyttää ne vaatimukset, jotka tulevalle yhteistyökumppanille on asetettu.

Henkilökemioiden testaus

Koskaan ei voi aliarvioida osaamisen määrää, mutta ainakin yhtä tärkeää ovat henkilökohtaiset suhteet. Loppupeleissä ihmiset ja henkilökemiat määrittelevät, kuinka työnteko onnistuu yhdessä. Ennen asiakaslehden ulkoistamista on syytä tavata paitsi johtoa, myös tiimiä, jonka kanssa tullaan työskentelemään. Tapaaminen voi olla lyhyt työkokous haasteiden ja mahdollisuuksien tiimoilta tai sen luonne voi olla täysin sosiaalinen. Tapaamisista ja kokemuksista on hyvä antaa palautetta, sillä päätöksen jälkeen muutoksia henkilösuhteissa on huomattavasti vaikeampi toteuttaa.

Päätöksenteko ja sopimuksen kirjoittaminen

Yleensä on hyvä valita pienehkö ryhmä päätöksentekoon, liian monta kokkia ei mahdu saman kattilan ääreen. Suositeltavaa on valita ryhmä, jonka kaikki jäsenet tuntevat oman liiketoiminnan kaikki osa-alueet. Joskus päätöksenteko on helpompaa ulkoistamalla myös tämä osuus, tai ainakin osa siitä. Niin tai näin, tietty

objektiivisuus on päätöksenteossa olennaista. Tarkistuslista on hyvä luoda niin, että se tukee prosessin alkuvaiheessa mietittyjä tavoitteita sekä prioriteetteja aina kalkkiviivoille saakka.

Sopimus on hyvä tarkistuttaa lain­oppineella, jotta kummankin osapuolen oikeudet ja velvollisuudet ovat yhteisesti tiedossa. Pääasia on kuitenkin, että kaikki seisovat samojen periaatteiden takana. Hyvä kumppanuus syntyy avoimesta ilma­piiristä ja tekijöiden välisestä luottamuksesta. Yhteiset pelisäännöt on hyvä selvittää heti yhteistyön alkumetreillä.

Prosessin käynnistäminen

Aika on rahaa ja aikataulussa pysyminen osa tehokasta ulkoistamisprosessia. Mutta hosumalla eivät hyvät päätökset synny: mahdolliselle suunnittelulle ja yhteisten käytäntöjen sopimiselle ja luomiselle kannattaa varata riittävästi aikaa. Kiireellisissä tapauksissa uudet toimintatavat, konsepti, tekninen toteutus sekä lehden sisältö ja ulkoasu rakentuvat muutamassa kuukaudessakin, mutta vähänkin suurempaan projektiin on suositeltavaa varata useampia kuukausia.

Parhaimmillaan ulkoistaminen tuo yritykselle uutta osaamista, raikasta näkökulmaa ja vapautuneita resursseja muihin tärkeisiin tehtäviin.